Так как в процесс подготовки видео вовлечено большое количество сотрудников с различными ролями, то нашей первой задачей была разработка технического задания с максимально детализированными сценариями работы пользователей в системе. Так например, в виду того, что в нашей студии снимаются не только спикеры, являющиеся сотрудниками университета была разработана новая для наших систем схема авторизации пользователей — сотрудники университета осуществляют вход через единую учетную запись доступа к информационным системам НИЯУ МИФИ, а внешние пользователи сначала проходят регистрацию, с подтверждение адреса электронной почты.

Для записи в нашей студии спикер должен создать предварительно заявку, чтобы дизайнер посмотрел материалы для съемки и выполнил их обработку, чтобы итоговый ролик отвечал всем требованиям по цветовой гамме, шрифтам. После того как дизайнер одобрит материалы спикер получит на почту соответствующее сообщение и сможет запланировать в системе запись на удобное ему время, используя календарь студии, на котором отображаются свободные временные слоты для записи.

После проведения записи в студии заявка в системе переводится в статус «Снято» и начинается процесс работы команды студии над видео. Например, в случае съемок онлайн-курса сначала готовится сценарий монтажа сотрудником с ролью Сценарист, затем видео отправляется на этап Монтажа, после того как сотрудник с ролью монтажер закончил работу проверяется корректность монтажа и заявка переходит на этап монтажа звука. После всех этапов ролик проходит дополнительный контроль качества и становится доступным для просмотра спикеру, который может внести свои комментарии в системе. Для упрощения работы авторов курсов в систему также добавлена возможность создания кураторов, которые могут вместо авторов выполнять ряд задач в системе. Кураторы могут назначаться как конкретному спикеру, так и группе спикеров, например, относящихся к одному подразделению.